اگر شما مسئول برگزاری یک مراسم، از یک میهمانی کوچک دوستانه یا خانوادگی گرفته تا یک کنفرانس سالیانه، باشید چه می‌کنید؟ چگونه میهمان‌ها، سخنرانان و اسپانسرها را مطلع می‌کنید؟ چه کارهایی انجام می‌دهید تا خاطره آن اتفاق ماندگار شود؟ و...

واضح است که هر اندازه که مراسم شما، رسمی‌تر و بزرگتر باشد، پروسه انتخاب و دعوت شرکت کنندگان پیچیده‌تر، وقت‌گیرتر و سخت‌تر خواهد بود و ابزارهای معمولی مانند دعوت حضوری، نامه، تلفن و پیامک به سختی می‌توانند خواسته‌های شما را برآورده کنند. اما نگران نباشید! ابزارهای وب اشتراکی می‌توانند مکمل خوبی برای ابزارهای معمول ما باشند و ما امروز در این شماره ستون اینترچت قصد داریم به کمک مطلب جالبی که بن پار (Ben Parr) در وبلاگ ماشابل منتشر و نویسنده این ستون ترجمه کرده است، این ابزار کاربردی، جذاب و جالب را به شما معرفی کنیم.

قدم اول؛ رخدادها را به کمک ابزارهای وب اشتراکی برنامه‌ریزی کنید!

هر مراسمی که بخواهید برگزار کنید، اولین کاری که باید انجام دهید، برنامه ریزی است. برنامه ریزی در مورد محل، دستور جلسه و کسانی که در برگزاری مراسم می‌توانند شما را همراهی کنند.

فرقی نمی‌کند که می‌خواهید یک میهمانی کوچک به صرف نهار ترتیب بدهید یا یک کنفرانس درباره رسانه‌های اجتماعی! ابزارهای وب اشتراکی به شما کمک می‌کنند تا مراسم بهتری برگزار کنید.

از اسکایپ (Skype.com) می‌توانید برای مکالمات دو طرفه یا چت با شرکت کنندگان و میزبانان درباره برنامه ریزی برای مراسم استفاده کنید. صحبت و تبادل نظر با دیگران در مورد نحوه برگزاری مراسم به شما کمک می‌کند تا ایده‌ها و نظرات جالبی به دست آورده، سریعتر به جمع‌بندی برسید. گوگل‌تاک و تک‌باکس(Tokbox.com) هم ابزارهای سریع و راحتی برای برقراری مکالمات صوتی یا ویدئویی هستند.

ویکی‌ها (Wiki) سرویس‌های خوبی برای برنامه ریزی برگزاری مراسم هستند. می‌توانید یادداشتهایتان را به آنها اضافه کنید، اطلاعات مربوطه را تصحیح و محتوای آنها را تنظیم کنید. هم مدیاویکی (Mediawiki)، نرم‌افزاری که دایره‌المعارف ویکی‌پدیا را پشتیبانی می‌کند، و هم پی‌بی‌ورک( PBworks.com) انتخاب‌های خوبی هستند. ولی پی‌بی‌ورک به دلیل داشتن برخی ویژگی‌های مناسب برای اهداف شغلی، امکان به اشتراک گذاری راحت‌تر مطالب و همچنین اطلاع‌رسانی به کمک آراس‌اس((RSS، سرویس مورد علاقه خیلی از کاربران است. 

واگذار کردن وظایف به میزبانان و ثبت مراسم و ملاقات‌ها با استفاده از ابزارهای تعاملی مانند تقویم گوگل (google.com/calendar) و کار کردن روی برنامه‌ها با دوستان و شرکت‌کنندگان در مراسم از طریق نرم افزار متنی گوگل‌ (google.com/docs) نیز تجربه جالب و منحصر به فردی است.

البته اگر به تقویم‌ها و سرویس‌های متنی اشتراکی گسترده‌تری احتیاج دارید، می‌توانید از بیس‌کمپ (Basecamphq.com) و کلندرهاب(CalendarHub.com) که تقویم خوبی با ابزار محبوب فید رخدادها ( event feed) و برنامه ریزی است، هم استفاده کنید.

قدم دوم؛ اقدامات اولیه برای برپایی مراسم و دعوت از میهمانان

وقتی نقشه‌ها و برنامه‌های ابتدایی برای برگزاری مراسم ترتیب داده شدند، نوبت به دعوت از افراد برای شرکت در مراسم می‌رسد.

البته در این مرحله فقط باید حواستان را جمع کنید که همه میهمانان مهم و کلیدی، سخنرانان، خانواده یا هر فرد دیگری که حضورش برای برپایی تجمع، کنفرانس یا میهمانی شما مهم، تاثیرگذار و لازم است را مطلع و دعوت کنید. در این مرحله افراد غیر تاثیرگذار را فراموش کنید.

اینجا هم پی‌بی‌ورک به شما کمک می‌کند تا اطلاعات مربوط به مراسم از جمله لیست میهمانان، لیست سخنرانان و... را مدیریت و منتشر کنید. اما اگر می‌خواهید کارتان شکل رسمی‌تری داشته باشد، بهترین پیشنهاد این است که یک وبلاگ برای مراسمتان راه اندازی کنید. وبلاگی در سیستم وردپرس (Wordpress.com)، دروپال(Drupal) یا حتی بلاگفا و پرشین و بلاگ و دیگر سرویس‌های ایرانی راه اندازی و هر بار درباره مراسم اطلاع رسانی کنید. مطمئن باشید که به زحمتش می‌ارزد!

برای دعوت کردن میهمانان و تنظیم لیست شرکت‌کنندگان اولین قدم، بدون شک تنظیم یک اتفاق فیسبوکی (Facebook event) است. چرا که این روزها خیلی‌ها اکانتی در فیسبوک دارند و اطلاع‌رسانی به وسیله این شبکه اجتماعی سریع و موثر خواهد بود. اما در مراحل بعدی برای تاکید و اثرگذاری بیشتر می‌توانید از انیوایت (Anyvite.com) و ایونت‌برایت (Eventbrite) که ویژگی‌های زیادی دارند هم استفاده کنید.

قدم سوم؛ همه دنیا را خبر کنید!

اگر مسئول برگزاری یک کنفرانس یا مراسم رسمی هستید بهترین راه برای جذب افراد بیشتر یا کسانی که به درد مراسمتان می‌خورند ولی شما نمی‌شناسیدشان، اطلاع رسانی عمومی به وسیله ابزارهای وب اشتراکی است. برای اطلاع‌رسانی سطوح مختلف و ابزارهای اشتراکی زیادی وجود دارند.

در ابتدا مطمئن شوید که کانال‌های ارتباطی گسترده‌ای دارید. میهمانان بالقوه‌ و شرکت‌کنندگانی که دعوت کرده‌اید، باید بتوانند به راحتی شما را در شبکه اجتماعی فیسبوک (Facebook)، سرویس میکروبلاگینگ توییتر (Twitter.com)، سرویس فتوبلاگینگ فلیکر (Flickr)، سرویس ویدئویی یوتیوب (YouTube.com) و برای مسایل کاری، شبکه اجتماعی لینکداین(Linkedin) پیدا کنند و با افکار، عقاید، کارها و فعالیت‌های شما آشنا شوند.

توییتر و فیسبوک مهمترین ابزارهای شما برای اطلاع رسانی درباره مراسمتان هستند. این سرویس‌های محبوب برای گسترش پیغام‌های شما در سرتاسر جهان، ساخته شده‌اند. در فیسبوک، می‌توانید یک صفحه اختصاصی (Facebook Page) یا رخداد فیسبوکی (Facebook Event) بسازید. فقط کافی است در پروفایل فیسبوکتان، به قسمت رخدادها (Events) بروید و روی دکمه «اضافه کردن یک رخداد» کلیک کنید. سپس صفحه‌ای برایتان نمایش داده می‌شود که می‌توانید نام، برگزارکننده، تاریخ، محل، نوع و همه اطلاعات لازم را وارد کرده، تعیین کنید که چه کسانی می‌توانند این رخداد را ببینند و در آن شرکت کنند. می‌توانید رخدادتان را به طور خصوصی فقط برای دوستانتان قابل رویت کنید و برای کسانی که دوست دارید دعوت نامه فیسبوکی بفرستید و یا رخدادی عمومی تنظیم کنید و اجازه دهید هر کس که خواهان شرکت در مراسم است، نامش را به لیست شرکت کنندگان، کسانی که احتمالاً شرکت می‌کنند و یا حتی کسانی که نمی‌توانند دعوت شما را قبول کنند، اضافه نماید! از سوی دیگر توییتر هم ابزار خوبی برای اطلاع رسانی سریع به شمار می‌رود.

در مرحله بعد می‌توانید لینک تمام اکانتهایتان در سرویس‌های مختلف وب اشتراکی را در وبلاگ مخصوصی که برای این مراسم راه‌اندازی کرده‌اید و یا ابزار اصلی که برای اطلاع رسانی از آن استفاده می‌کنید، اضافه کنید و همه این اکانتها و صفحات را به هم متصل نمایید تا ارتباط قوی‌تر و وسیع‌تری با شرکت‌کنندگان بالقوه‌تان داشته باشید.

 قدم چهارم؛ مواظب گلایه‌های بعد از مراسم باشید!

وقتی روز موعود رسید، باید تمام سعی‌تان را بکنید تا همه کارها به خوبی انجام شوند و اوقات خوبی برای میهمانان فراهم باشد. شما که همه این تلاشها را نکرده‌اید تا شرکت‌کنندگان بعد از مراسم به گلایه و شکایت از شما در توییتر و باقی ابزارها بپردازند؟!

باید امکان دسترسی به اینترنت وایرلس را برای شرکت کنندگان فراهم کنید. این باعث میشود میهمانان بتوانند مراسم را به طور زنده در توییتر گزارش و با کسانی که نتوانسته‌اند در مراسم حضور پیدا کنند، صحبت کنند. بهتر است یک صفحه اینترنتی نیز برای بحث و تبادل نظر شرکت کنندگان درباره مراسم راه‌‌اندازی کنید.

و برای کسانی که نتوانسته‌اند در مراسم شرکت کنند، سعی کنید که پخش زنده مراسم را داشته باشید. مجبور نیستید که تمام مراسم را برای نمایش بگذارید! به وسیله سرویس‌هایی مانند آستریم (Ustream.tv) و مگولوس (Mogulus.net) می‌توانید امکان دیدن قسمت‌های مهم مراسم را برای علاقمندان به وجود آورید. اما اگر نمی‌توانید امکان نمایش زنده را فراهم کنید، ویدئوی قسمت‌های منتخب مراسم را در یوتیوب آپلود کنید.

آخرین و مهمترین نکته این بخش هم این است که به مخاطبانتان گوش کنید! آیا آنها انتقادی در مورد سخنرانان، پذیرایی، نظم و... مراسم دارند؟ انتقادهایشان را بشنوید و با آنها در توییتر یا  ابزارهای تعاملی دیگر، بحث و تبادل نظر کنید. از سوی دیگر، می‌توانید فرم‌های نظرخواهی اینترنتی را برایشان بفرستید تا در برگزاری رخدادهای دیگر، شما را راهنمایی کنند.

قدم پنجم: مراسم هنوز تمام نشده!

برخلاف تصور عمومی، وقتی همه شرکت‌کنندگان مراسم را ترک کردند، مراسم به پایان نمی‌رسد! کارهای زیادی مانده تا این رخداد موثر و ماندگارتر شود مخصوصا وقتی قصد دارید باز هم مراسمی از این دست یا حتی رخدادهای سالیانه برگزار کنید. اول باید مطمئن شوید که ارتباطتان با شرکت‌کنندگان در مراسم حفظ شده است. باید در صفحه‌ی مراسم، قسمتی را به جمع‌آوری اطلاعات تماس شرکت کنندگان اختصاص دهید. ایمیل‌هایشان را داشته باشید. برای شرکت کنندگان ایمیل تشکر و لینک صفحاتی را که در آنها می‌توانند مطالب مرتبط با مراسم از جمله، عکسها، ویدئوها، فایل‌های صوتی، متن سخنرانی‌ها و ... را ببینند، بفرستید.

ارتباطات خوب و درست رمز موفقیت هر گردهمایی است. حتی اگر رخدادی که برگزار کرده‌اید فقط برای یک بار اتفاق می‌افتاده و یک رخداد سالیانه نبوده، حفظ ارتباط با شرکت‌کنندگان در مراسم می‌تواند نتایج غیرقابل تصوری از جمله ارتباطات گرانبهای کاری یا دوستی‌های عمیق باشد. ارتباطات خودتان را گسترش بدهید تا در آینده برای رخدادهای دیگر نیز بتوانید از گستره وسیع ارتباطات مجازی و حقیقی‌تان در بهتر برگزار شدن رخدادهای دیگر استفاده کنید.

این روزها در ایران هم، استفاده از ابزارهای وب اشتراکی برای برگزاری رخدادهای رسمی و غیررسمی مورد توجه قرار گرفته است. اطلاع رسانی از طریق سرویس‌های محبوب کاربران ایرانی از جمله فیسبوک، توییتر و فرندفید روز به روز در حال افزایش است. اگر کاربر جدی رسانه‌های اجتماعی باشید، هر روز به قرارهای دوستانه، خانوادگی، کاری و حتی  برنامه‌های فرهنگی و سیاسی زیادی دعوت می‌شوید که مثلاً می‌توانید با کلیک روی دکمه RSVP تعیین کنید که در آن مراسم خاص شرکت می‌کنید یا نه!

و در آخر اینکه از این پس اگر می‌خواهید یک مسافرت یکروزه دوستانه به مقصد نمایشگاه کتاب تهران ترتیب بدهید یا جشنی به مناسبت انتشار نسخه جدید ابونتو برگزار کنید و یا حتی به عنوان یکی از اعضای ستاد تبلیغاتی یکی از کاندیداهای انتخابات دهم ریاست جمهوری، مسئول اطلاع‌رسانی در مورد میتینگ نامزد محبوبتان هستید، قدرت ابزارهای تعاملی وب اشتراکی را فراموش نکنید!